做好这三件事再进行大型活动策划,效率可提高50%

发布时间:2020-05-15 13:00:00

当你计划和执行一件大事的时候,你觉得自己忙不过来吗?您是否觉得现场团队在实施过程中配合不好?分工不够明确,没有有效的科学管理,各部门人员也没有有效的调动。在此,我们将与大家分享如何科学管理大型活动策划:

当你计划和执行一件大事的时候,你觉得自己忙不过来吗?您是否觉得现场团队在实施过程中配合不好?分工不够明确,没有有效的科学管理,各部门人员也没有有效的调动。在此,我们将与大家分享如何科学管理大型活动策划:

大型活动策划过程中最容易出现三个问题:

一、活动策划现场分工不清造成管理混乱;

二、活动策划前期准备不足造成现场事项遗漏;

三、缺乏处理现场紧急情况的准备和技能;

 大型活动策划人员的角色划分

角色管理的前提是科学划分参与大型活动策划的全体人员的角色,这也是实施大型活动策划现场工作的基础。在角色划分过程中,既要注意角色的独立性,又要注意角色所包含的工作的系统性和衔接性。因为角色分工的最终目的是使分工明确,便于操作。

① ,大型活动策划组织者:

主要包括主办单位、承办单位、协办单位和其他参与活动总体策划和运作的单位和个人。无论是在程序上还是在事件的实际处理过程中,组织活动的各方都需要密切的合作和联系,这对他们的管理和协调也非常重要。

② ,大型活动策划地点:

主要指现场的业主或经理。比如,体育馆方在体育馆举办音乐会,社区街道办事处或物业管理方在社区举办活动等,在活动的全过程中,充分发挥了在活动实际操作中的检查与配合作用。

③ ,大型活动策划人/主持人/参赛者:

这方面主要包括参加活动的演员、主持人、选手和演讲者。所谓绩效主体人员,是指在整个活动过程中,具有一定的绩效、表现、言语等行为的人员。这个称谓主要是为了区别于活动的主体,因为活动的主体大部分是受众,但受众必须分开管理。

④ ,大型活动策划阶段/灯光/音频制作人:

主要包括舞台施工、灯光安装、音响调试等方面的工作人员。

⑤ ,大型活动策划嘉宾/观众:

主要包括领导、嘉宾、评委、观众等方面的人员。对于一些大型活动,由于客人数量多,相关活动频繁,客人和观众也可以分开管理。

⑥ ,大型活动策划媒体记者:

主要包括活动邀请的媒体和主动前来采访的媒体。由于每一项活动都会产生一定的社会效果,而许多公关活动的最终目的都是增加宣传和影响力,因此媒体的参与对于整个活动的效益评价具有很大的参考价值。因此,媒体的管理自然是独立的。

有时候,在一些大型活动的策划中,每一个环节都可能会有很多事情,比如演员方面的大型演出,在道具、演员住宿、后台设备等方面可能会有很多事情要做,所以在这个时候,在角色划分的基础上,我们可以进一步细分各种事务。

总之,在角色划分上,要充分考虑具体活动的实际情况,根据实际情况确定划分的具体内容,才能事半功倍。